La Guía de Negocios Orgánicos - ¿Cómo organiza su negocio?


La Guía de Negocios Orgánicos
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¿Cómo organiza su negocio?
De la manera como son organizados los elementos de su negocio depende del tamaño y del alcance de su operación, cuanto más pequeña sea, menos unidades organizacionales podrá requerir. Sin embargo, si una persona está a cargo de varias funciones, es aconsejable tener una idea clara de las diferentes unidades organizacionales. La extensión y el SCI se pueden organizar en una sola unidad, y lo mismo el procesamiento y la comercialización (a menos que el procesamiento sea una de las principales actividades de su negocio). El organigrama (Figura 11) proporciona una visión general de cómo las funciones claves del negocio suelen estar distribuidas.
Mantenga el negocio lo más liviano y sencillo posible! Al comenzar en pequeña escala, combine funciones en lugar de contratar a demasiados empleados. El director, por ejemplo, también puede administrar las cuentas y la comercialización, y otra persona puede estar a cargo de la producción y el procesamiento. Una vez que el negocio crezca, usted puede contratar personal adicional que desempeñe funciones específicas.
Definiendo roles y responsabilidades
Para el buen funcionamiento de su negocio es importante que cada persona tenga una idea clara sobre su papel y sus responsabilidades. Sería aconsejable que, cada persona que trabaja en la empresa tenga una descripción de funciones (o términos de referencia) que defina y detalle claramente las funciones y responsabilidades necesarias. (Ver anexo A4.2).
Una vez que el negocio se hace más grande y más complejo, puede ser necesaria la documentación de estructuras y procesos en un manual de operaciones o guía de procedimientos. El manual describe cómo está estructurado y organizado el negocio, quién tiene qué tipo de responsabilidades, y cómo son llevados a cabo los principales procesos (producción, extensión, control interno, transformación, comercio, etc.). Una parte del manual se referirá a documentos anexos, tales como organigramas, descripciones de trabajo, reglamentos internos, etc. Un ejemplo de una tabla de contenidos de un manual de procedimientos tradicional figura en el anexo A4.3.
La mayoría de los certificadores solicitará que los procedimientos del sistema de control interno estén claramente definidos y documentados. Esto puede hacerse con un manual adjunto del SCI, integrado en el manual de procedimientos o en el manual de gestión de calidad, pues el SCI implica generalmente documentos tales como formularios, normas, listas de verificación, etc., que se actualizan de vez en cuando. El manual ayuda a mantener una visión general de los diferentes documentos y de las versiones que están en uso corriente (ver capítulo 8.2).
La preparación del manual de procedimientos le ayudará a pensar en los diferentes aspectos de su negocio, a encontrar la forma de hacerlo más eficiente y a mantener una visión general de las operaciones complejas. El manual de instrucciones hace que sea fácil para los de afuera (por ejemplo, el organismo de certificación o el banco) obtener una idea más clara de cómo se realiza cada función.
También ayuda a los nuevos funcionarios a familiarizarse con el funcionamiento de su organización.
El desarrollo de este manual de procedimientos y el trabajo de mantenerlo al día requiere de tiempo, pero también le ayudará a ahorrar tiempo y dinero!
6.3 Desarrollo del negocio paso a paso.
Este subcapítulo debe ayudarle a identificar y planificar las acciones y las inversiones necesarias de manera oportuna, de modo de alcanzar los objetivos previstos de calidad y cantidad de los productos para su venta.
Fuente: La Guía de Negocios Orgánicos
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con pequeños agricultores

Bo van Elzakker y Frank Eyhorn